Versteckte Potenziale in Druckunternehmen

Folgende Aspekte sollten systematisch untersucht werden:

• Preisniveau im Zeitablauf: Wie hat sich das Preisniveau in den letzten drei bis fünf Jahren entwickelt? Wurden Kostensteigerungen an Kunden weitergegeben? Eine Analyse der Umsatzentwicklung nach Produktgruppen und Auftragsgrößenklassen gibt Aufschluss.
• Auftragsgewinnung: Wie hoch ist die Angebotskonversionsrate? Eine Angebotsstatistik zeigt, wie viele Angebote tatsächlich zu Aufträgen werden und wo Potenzial verloren geht.
• Rentabilität einzelner Kunden und Produkte: Nicht jeder Kunde und nicht jedes Produkt ist gleich profitabel. Eine ABC-Analyse, Nachkalkulationen und Auftragsergebnisliste machen sichtbar, wo wirklich verdient wird.
• Gewonnene und verlorene Kunden: Eine Kundenumsatzliste der letzten fünf Jahre zeigt Trends – wer ist neu hinzugekommen, wer ist abgewandert und warum?
• Quellen zusätzlicher Erlöse: Werden alle Zusatzleistungen konsequent in Rechnung gestellt? Nachkalkulationen helfen, Lücken zu identifizieren.
• Außen- und Innendienstanalyse: Wie viel Umsatz generiert jeder Vertriebsmitarbeiter? Stimmt das Verhältnis von Aufwand zu Ertrag im Vertrieb?
• Zahlungsverhalten der Kunden: Lange Zahlungsziele und hohe Außenstände belasten die Liquidität. Eine aktuelle OP-Liste mit Fälligkeiten gibt den Überblick.
• Reklamationsstatistik: Gutschriften und Zahlungsausfälle reduzieren den effektiven Umsatz erheblich. Eine systematische Auswertung zeigt Muster und Handlungsbedarf.

Der Rohertrag, also der Umsatz abzüglich der direkten Materialkosten und Fremdleistungen, ist der wichtigste Hebel für die Profitabilität. Hier steckt in vielen Druckunternehmen erhebliches Optimierungspotenzial.

Papier

Papier ist in den meisten Druckbetrieben der größte Einzelkostenblock. Eine Analyse der bestellten Mengen, Preise und Lieferkonditionen der letzten drei Jahre zeigt, ob Mengenvorteile ausgeschöpft werden. Wichtig: Auch die entsorgte Papiermenge sollte erfasst werden. Ein hoher Makulaturanteil deutet auf Prozessprobleme hin.

Fremdleistungen

Werden Fremdleistungen technisch oder kapazitiv bedingt vergeben? Diese Unterscheidung ist entscheidend: Technisch bedingte Fremdleistungen lassen sich durch Investitionen reduzieren, kapazitiv bedingte durch bessere Auslastungssteuerung. Eine Übersicht über Mengen, Preise und Konditionen der letzten Jahre ist die Basis jeder Optimierung.

Platten und Farbe

Plattenmenge, Plattenlieferanten, Farbverbrauch und Farbkosten sollten jährlich ausgewertet werden. Häufig schlummern hier Einsparpotenziale durch Lieferantenwechsel, bessere Konditionsverhandlungen oder Prozessverbesserungen.

Frachtkosten

Die Frachtstruktur ist oft ein unterschätzter Kostenfaktor. Wie verteilt sich der Versand auf eigenen Fuhrpark, reguläre Speditionen, Expressdienste und Paketdienste? Abrechnungen der letzten drei Jahre decken Einsparmöglichkeiten auf.

Entsorgung

Papier, Aluminium und andere Materialien können bei guter Trennung und richtigen Konditionen Erlöse generieren oder zumindest die Entsorgungskosten deutlich reduzieren.

Personalkosten machen in Druckunternehmen typischerweise den größten Kostenblock aus. Umso wichtiger ist eine fundierte Analyse von Personaleinsatz und -effizienz.

• Personaleinsatz und -quoten: Wie hoch ist die Personalquote (Personalkosten / Umsatz) im Vergleich zu Branchenwerten? Eine Mitarbeiterübersicht mit Wochenarbeitszeit, Abteilung und Jahresbruttogehalt sowie die Entwicklung der FTE-Zahlen der letzten fünf Jahre bilden die Grundlage.
• Optimierung der Personalkosten: Überstundenübersichten, Sonderzahlungen und betriebliche Vereinbarungen zeigen, ob Personalkosten durch veränderte Schichtmodelle, Arbeitszeitkonten oder angepasste Vereinbarungen optimiert werden können.

Im Bereich der sonstigen Kosten schlummern in vielen Unternehmen erhebliche Einsparpotenziale – oft, weil Verträge über Jahre nicht überprüft wurden oder Marktpreise deutlich unter den aktuell gezahlten Konditionen liegen.

• Investitionen und Maschinenpark: Stimmt die Investitionsplanung mit der Geschäftsstrategie überein? Ist der Maschinenpark auf dem aktuellen Stand der Technik? Das Anlagevermögen gibt Aufschluss.
• Energiekosten: Besonders in der aktuellen Marktsituation lohnt eine kritische Prüfung der Energieverträge. Welcher Versorger, welches Preismodell, welche Möglichkeiten zur Eigenerzeugung gibt es?
• Wartungs- und Servicekosten: Werden alle Serviceverträge regelmäßig auf ihre Wirtschaftlichkeit geprüft? Oft können durch Bündelung oder Neuverhandlung erhebliche Beträge eingespart werden.
• Versicherungen: Ein Versicherungscheck alle zwei bis drei Jahre kann erhebliche Einsparungen bringen. Und das ohne Abstriche beim Schutz.
• Miete: Ist der aktuelle Mietvertrag noch marktgerecht? Gibt es Möglichkeiten zur Flächenoptimierung oder zur Neuverhandlung?
• Finanzierungskosten: Darlehens-, Leasing- und Factoringverträge sollten regelmäßig auf ihre Konditionen geprüft werden, insbesondere bei veränderten Marktzinsen.

Eine strukturierte Potenzialanalyse folgt einem klaren Prozess:

1. 1. Unterlagen zusammenstellen — Letzte Bilanz, BWA mit Summen- und Saldenliste, Kreditoren und Debitoren des letzten vollständigen Geschäftsjahres und des letzten Monats.
2. 2. Analysefelder priorisieren — Festlegen, in welchen der vier Bereiche die größten Potenziale vermutet werden – und welche Daten dafür vorhanden sind.
3. 3. Ist-Zustand analysieren — Kennzahlen erheben, mit Branchenbenchmarks vergleichen und Abweichungen identifizieren.
4. 4. Potenziale bewerten — Für jede Schwachstelle den möglichen Verbesserungseffekt quantifizieren – in Euro und als prozentualen Ergebniseffekt.
5. 5. Maßnahmen ableiten — Konkrete, priorisierte Maßnahmen mit Verantwortlichkeiten und Zeitplan festlegen.

In der Praxis haben viele Unternehmen Schwierigkeiten, alle benötigten Unterlagen vollständig und in der gewünschten Form bereitzustellen. Das ist kein Hinderungsgrund für eine Analyse – im Gegenteil:

• Lieferanten helfen: Für Material- und Mengenauswertungen können Lieferanten oft auf Knopfdruck jahresbezogene Auswertungen liefern. Es lohnt sich, direkt anzufragen.
• Bestmögliche Datenbasis nutzen: Wenn bestimmte Unterlagen nicht in der gewünschten Form vorliegen, sollte das Bestmögliche zur Verfügung gestellt werden. Eine Analyse auf unvollständiger Basis ist besser als keine Analyse.
• MIS als zentrale Quelle: Ein gut gepflegtes Management-Informations-System (MIS) ist die wichtigste Datenquelle für operative Kennzahlen. Unternehmen ohne MIS sollten dessen Einführung als prioritäre Investition betrachten.
• Buchhaltungsdaten als Basis: Bilanz, BWA und Summen-/Saldenliste bilden das Grundgerüst der kaufmännischen Analyse. Diese Unterlagen sollten in aktueller Form stets griffbereit sein.

Eine systematische Potenzialanalyse ist keine einmalige Aktion, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Druckunternehmen, die ihre vier zentralen Analysefelder – Umsatz, Rohertrag, Personal und sonstige Kosten – regelmäßig durchleuchten, schaffen die Grundlage für nachhaltige Profitabilität.

Der erste Schritt ist oft der schwerste: die Bereitschaft, die eigenen Zahlen wirklich anzuschauen. Wer den Mut dazu aufbringt, wird fast immer fündig – und kann konkrete Verbesserungen erzielen.